Compte rendu AG 2018

Compte rendu de l’assemblée général
De l’association Z-games, du 21 Septembre 2018

L’association Z-games s’est réunie en date du 21 septembre 2018 pour son Assemblée générale annuelle. 20 adhérents étaient présents sur 27 et deux adhérents avaient donné procuration de leur vote. La séance a débuté à 20h30, pour se clôturer à 21h15.

Malgré le nombre moins important d’adhérents par rapport à l’année précédente, il a était noté une présence plus importante et plus constante aux soirées de l’association. Ce qui est un signe qui va dans la bonne direction pour les membres du bureau.

Cette année, nous avons participé aux festivals de Rouen, Barentin, et celui des fous du jeu. Cela correspond à notre envie de participer à moins de festival, tout en continuant à s’impliquer dans les évènements ludique et la vie associative de notre région.

Notre dernière participation à la journée des associations de la ville d’Elbeuf en date du 9 septembre 20108, s’est très bien déroulée, et notre association continue de susciter l’intérêt.

Cette année, nous avons également vécu le décès de l’un de nos membres, en la personne de Romain Richard qui nous a quittés le mardi 7 Aout. L’association s’est joint à la tristesse de la famille.

Des cartes de membres seront désormais disponibles, elles pourront être utilisées durant les séances en guise de badge, et contiendront le nom ainsi que le pseudo utilisé sur le forum. Elles permettront également, en accord avec notre partenaire, de profiter d’une réduction de 10% pour tout achat dans la boutique Sortilèges située au 90 rue Jeanne d’Arc à Rouen.

Nous avons également été convoqués par l’Adesa pour discuter d’évolution quant à l’utilisation de la salle qui nous accueille actuellement. Pour des raisons de sécurité, nous ne pouvons actuellement abriter plus de 30 personnes durant nos cessions normales. Nous nous sommes donc engagés par contrat à ne pas dépasser ce nombre, sans quoi la responsabilité en cas de problèmes serait portée par le président de l’association. En conséquence ; désormais en cas de limite de 30 personnes atteinte, la priorité ira aux personnes inscrites à une soirée sur le forum de l’association. Également les inscriptions à une soirée sur le forum, se feront dans une limite de 30 personnes.
Puisque notre volonté est de continuer à agrandir le nombre de nos membres, le bureau a entamé des démarches pour trouver un nouveau local pour nous accueillir. Nous avons fait une demande auprès de la mairie d’Elbeuf pour la salle Jean-Pierre Papin, et attendons une réponse de leur part.

Nous avons fait l’acquisition de Roll-up aux couleurs de l’association, que nous utilisons dans le cadre de nos diverses participations aux événements auxquels nous participons. Nous avons également édité une série de gobelets imprimés dans le but d’en faire profiter nos membres. Ils peuvent être achetés pour la somme de 2 euros l’unité. Le bureau s’est renseigné pour éditer des tee-shirts, mais pour le moment aucune décision n’a été prise en raison d’un coût plutôt élevé. Nous réfléchissons à faire l’acquisition d’une machine qui nous permettrait de les éditer nous-même.

La médiathèque du Neubourg nous a contacté pour faire des animations ludiques ponctuelles. Nous avons accepté pour deux dates : les Vendredi 12 octobre et 7 Novembre.

Pour le festival annuel de la halle aux toiles de Rouen, nous y participerons cette année en tant que coorganisateurs. Nous serons responsable du pôle jeux expert, et l’évènement aura lieu les 12 et 13 janvier 2019.

En ce début d’année, le bureau a décidé des créer un poste de chargé de communication. Tout membre de l’association peut y postuler, et c’est le bureau qui se chargera d’étudier les candidatures. Ce poste sera pour une durée d’un an. Le chargé de communication sera présent durant les réunions du bureau, mais n’aura pas pouvoir de vote. Son rôle sera de promouvoir l’association, en accord avec les directions du bureau.
Pour cette année la candidature de M. Jordane Leroy a été retenue, il ne se représentera donc pas au poste de trésorier, et l’association tient à le remercier pour tous les services qu’il a rendus à ce poste.

Romain Richard, était le photographe de nos soirées, et ses photos étaient utilisées pour alimenter notre facebook. Joann Metayer s’est proposé pour prendre la relève, et nous l’en remercions.

Parmis l’actuel bureau certains membres ont décidé de ne pas se représenter à savoir : M. Nicolas Veljkovic, et M. Jordane Leroy. Tout comme pour Mr Leroy, l’association tiens à remercier M. Veljkovic pour toutes ses actions au sein du bureau.